Tôi bắt đầu dùng AI vì những file Word dài đến phát ngán
Công việc của tôi có một đặc điểm khá buồn cười: nhìn bên ngoài có vẻ không quá vất vả, nhưng ngồi vào làm rồi mới thấy rất tốn thời gian.
Có những ngày tôi chỉ làm việc với Word từ sáng đến chiều. Mở một tài liệu mới, nhìn con trỏ nhấp nháy trên màn hình rồi bắt đầu suy nghĩ xem nên viết câu đầu tiên thế nào. Viết được vài đoạn lại thấy câu chữ chưa ổn, sửa. Sửa xong lại thấy ý chưa liền mạch, xóa đi viết lại. Đến lúc có một bản tương đối hoàn chỉnh thì lại phải đọc từ đầu đến cuối để xem chỗ nào dài dòng, chỗ nào lặp ý, chỗ nào diễn đạt chưa rõ.
Đấy mới chỉ là viết.
Còn báo cáo thì phức tạp hơn. Có những báo cáo phải đọc rất nhiều tài liệu, gom thông tin từ nhiều nguồn rồi sắp xếp lại thành một văn bản có bố cục rõ ràng. Chưa kể sau khi viết xong còn phải chỉnh câu chữ, rà lại số liệu, kiểm tra các ý có bị trùng nhau hay không và đôi khi phải làm thêm slide để thuyết trình.
Tôi từng mất rất nhiều thời gian cho những công việc như vậy.
Không phải vì tôi không biết làm, mà vì có những việc quá thủ công.
Một người làm văn phòng lâu năm chắc sẽ hiểu cảm giác này. Có những lúc mình biết chính xác muốn viết gì nhưng lại mất cả buổi chỉ để biến những ý tưởng trong đầu thành một văn bản tử tế. Có khi nội dung đã có gần hết nhưng việc sắp xếp lại cho mạch lạc mới là phần khiến mình mệt.
AI bắt đầu xuất hiện trong công việc của tôi từ những chuyện như thế.
Tôi không nhờ AI làm thay, tôi nhờ nó làm cùng
Đây là cách tôi sử dụng AI sau một thời gian thử nghiệm.
Ban đầu tôi cũng từng có suy nghĩ khá đơn giản: đưa đề bài cho AI rồi để nó viết tất cả. Nhưng càng dùng tôi càng thấy cách đó không ổn. AI có thể viết rất nhanh, nhưng nó không biết chính xác tôi muốn nói gì nếu tôi không cung cấp đủ bối cảnh. Và quan trọng hơn, một văn bản do AI viết từ đầu đến cuối thường thiếu cái giọng của người thật.
Vì vậy, tôi chuyển sang cách khác.
Tôi tự viết những ý chính trước, có khi chỉ là vài dòng rất lộn xộn. Sau đó đưa cho AI và bảo nó giúp tôi sắp xếp lại. Có đoạn tôi viết chưa tốt thì nhờ chỉnh câu. Có đoạn hơi dài thì bảo rút gọn. Có đoạn nghe quá cứng thì yêu cầu viết tự nhiên hơn. Có khi tôi chỉ hỏi: “Nếu đứng ở góc độ người đọc, đoạn này đã dễ hiểu chưa?”
Cách này phù hợp với tôi hơn rất nhiều.
Tôi vẫn là người quyết định nội dung. Tôi vẫn phải kiểm tra thông tin. Tôi vẫn phải chịu trách nhiệm với báo cáo mình viết ra. AI chỉ giúp tôi giảm bớt những công đoạn mà trước đây tôi phải tự làm từ đầu đến cuối.
Và chính từ đây tôi bắt đầu thấy AI thực sự có ích.
ChatGPT trở thành công cụ tôi dùng nhiều nhất để viết và biên soạn
Trong ba công cụ tôi đã thử, ChatGPT là cái tên tôi sử dụng thường xuyên nhất.
Lý do không hẳn vì tôi cho rằng nó luôn viết hay nhất. Có những lúc Claude viết một đoạn văn khiến tôi thích hơn, cũng có những công việc Gemini làm khá thuận tiện. Nhưng ChatGPT có một thứ tôi đánh giá cao: tôi có thể sử dụng nó cho rất nhiều công đoạn khác nhau trong cùng một công việc.
Ví dụ, khi phải viết một bài dài, tôi có thể bắt đầu bằng việc đưa chủ đề cho ChatGPT và nhờ nó gợi ý hướng triển khai. Sau đó tôi tự chọn những ý phù hợp, bổ sung thông tin của mình rồi đưa bản nháp trở lại cho nó chỉnh sửa. Đến khi gần hoàn thành, tôi lại nhờ kiểm tra xem bố cục đã hợp lý chưa, đoạn nào đang bị lặp và phần nào cần viết lại.
Một bài viết vì thế không còn là chuyện tôi ngồi trước trang Word trắng và tự vật lộn từ đầu đến cuối.
Tôi có người để “trao đổi” cùng.
Tất nhiên, tôi hiểu đó chỉ là AI. Nhưng cảm giác làm việc thực tế lại khá giống như vậy. Khi bí một ý tưởng, tôi có thể hỏi. Khi không biết diễn đạt một câu thế nào, tôi có thể hỏi. Khi đã viết xong mà không chắc văn bản có dễ đọc hay không, tôi có thể đưa nó cho AI đọc thử.
Đối với một người làm công việc liên quan nhiều đến chữ nghĩa như tôi, sự hỗ trợ đó đáng giá hơn rất nhiều so với những màn trình diễn AI nghe có vẻ hoành tráng nhưng chẳng liên quan gì đến công việc hàng ngày.
Làm báo cáo là lúc tôi thấy AI hữu ích nhất
Nếu phải chọn một công việc mà AI thực sự giúp tôi tiết kiệm thời gian, có lẽ đó là biên soạn báo cáo.
Một báo cáo dài thường không khó ở việc gõ chữ. Cái khó nằm ở chỗ phải đọc, phải hiểu rồi phải sắp xếp rất nhiều thông tin thành một câu chuyện có đầu có cuối. Có những tài liệu tôi phải đọc khá lâu mới biết nên đưa phần nào vào báo cáo, phần nào chỉ cần nhắc qua và phần nào hoàn toàn không cần thiết.
AI giúp tôi rất nhiều ở khâu này.
Tôi có thể đưa cho AI những phần thông tin mình đã thu thập và yêu cầu nó phân nhóm. Tôi có thể nhờ nó chỉ ra những ý đang trùng nhau. Tôi cũng có thể đưa một phần nội dung đã viết rồi hỏi xem cách trình bày đó có hợp lý hay không.
Nhưng tôi vẫn giữ một nguyên tắc: AI chỉ giúp tôi xử lý thông tin, còn quyết định cuối cùng vẫn phải là của tôi.
Đặc biệt với báo cáo, tôi không bao giờ nghĩ rằng có thể đưa toàn bộ tài liệu vào AI rồi bê nguyên kết quả ra sử dụng. Những thông tin quan trọng vẫn phải được kiểm tra lại. Những con số, tên văn bản, thời gian, nội dung chuyên môn đều cần đối chiếu.
AI viết nhanh hơn tôi rất nhiều.
Nhưng tôi vẫn phải là người chịu trách nhiệm về những gì được viết ra.
Claude khiến tôi thích ở khả năng xử lý văn bản
Claude là công cụ khiến tôi phải suy nghĩ lại về chuyện “AI nào viết hay hơn”.
Có những lần tôi đưa cùng một nội dung cho ChatGPT và Claude, kết quả trả về khá khác nhau. Claude đôi khi xử lý văn bản theo cách tôi cảm thấy mềm mại hơn, đặc biệt khi yêu cầu viết lại một nội dung dài mà vẫn giữ được mạch ý ban đầu.
Tôi thích dùng Claude khi cần đọc một lượng nội dung lớn rồi tìm cách nhìn lại cấu trúc của nó. Với những tài liệu dài, tôi thường muốn AI không chỉ tóm tắt mà còn giúp tôi hiểu tài liệu đang nói gì, các ý chính liên quan với nhau ra sao và phần nào đáng chú ý.
Nhưng cũng giống ChatGPT, Claude không phải lúc nào cũng cho tôi kết quả có thể sử dụng ngay.
Có những đoạn nó viết rất đẹp nhưng lại hơi “văn”. Trong khi công việc của tôi nhiều lúc cần sự rõ ràng, chính xác và đúng giọng văn công việc hơn là một đoạn văn thật bóng bẩy.
Tôi vẫn phải sửa.
Và đôi khi sửa khá nhiều.
Gemini có lợi thế mà hai công cụ kia không phải lúc nào cũng có
Gemini lại hấp dẫn tôi ở một khía cạnh khác, đặc biệt khi công việc gắn với hệ sinh thái Google.
Tôi sử dụng email, tài liệu và nhiều dịch vụ trực tuyến trong công việc nên sự thuận tiện của hệ sinh thái có ý nghĩa khá lớn. Nếu AI nằm ngay trong những công cụ mình đang sử dụng thì rõ ràng sẽ đỡ phải chuyển qua chuyển lại giữa nhiều cửa sổ.
Đây là thứ trước đây tôi không nghĩ nhiều.
Nhưng càng làm việc lâu, tôi càng thấy những thao tác nhỏ mới là thứ ngốn thời gian. Sao chép một đoạn văn, mở một tab khác, dán vào AI, lấy kết quả rồi lại quay về tài liệu. Một lần thì chẳng đáng bao nhiêu, nhưng nếu làm vài chục lần trong một ngày thì cộng lại cũng thành một khoảng thời gian đáng kể.
Gemini vì thế có một lợi thế rất thực tế.
Nếu công việc của bạn đã nằm sâu trong hệ sinh thái Google, sự tiện lợi này có thể quan trọng hơn chuyện AI nào trả lời hay nhất.
Tôi dùng AI để làm slide như thế nào?
Một việc nữa tôi bắt đầu nhờ AI hỗ trợ là chuẩn bị thuyết trình.
Trước đây, mỗi lần phải làm một bài thuyết trình, tôi thường mất khá nhiều thời gian để nghĩ xem nên chia nội dung thành bao nhiêu phần. Sau đó mới đến chuyện từng slide nên đưa thông tin gì lên, câu nào nên giữ, câu nào nên bỏ và trình bày theo thứ tự nào.
Bây giờ tôi thường làm ngược lại.
Tôi đưa nội dung mình đã có cho AI và yêu cầu nó giúp tôi xây dựng cấu trúc của một bài thuyết trình. Không phải để nó quyết định tất cả, mà để tôi có một cái khung ban đầu.
Ví dụ, từ một báo cáo dài, tôi có thể nhờ AI xác định những ý quan trọng nhất để đưa lên slide. Sau đó tôi tự xem lại, bỏ những thứ không cần thiết và bổ sung những điểm mình muốn nhấn mạnh khi nói trực tiếp.
Điều này đặc biệt hữu ích khi tôi đã quá quen với tài liệu của mình đến mức không còn nhận ra người nghe sẽ thấy phần nào khó hiểu.
AI ở đây giống như một người đứng ngoài nhìn vào.
Nó giúp tôi phát hiện những chỗ mà bản thân đã quá quen nên bỏ qua.
Nếu chỉ trả tiền cho một AI, tôi chọn ChatGPT
Sau một thời gian dùng cả ba, nếu bắt tôi chỉ được giữ lại một dịch vụ thì tôi vẫn chọn ChatGPT.
Claude có những điểm tôi rất thích, nhất là khi làm việc với văn bản dài và cần chỉnh cách diễn đạt. Gemini lại có lợi thế rõ ràng nếu công việc của tôi gắn nhiều hơn với các dịch vụ Google.
Nhưng ChatGPT là công cụ tôi có thể sử dụng trong nhiều công đoạn nhất.
Từ lúc chưa biết bắt đầu một bài viết thế nào, đến khi cần lên dàn ý, chỉnh câu, tóm tắt tài liệu, kiểm tra bố cục, tìm cách diễn đạt khác, chuẩn bị nội dung thuyết trình hay đơn giản là ngồi “nói chuyện” để tìm ra một hướng triển khai mới.
Nó không phải lúc nào cũng cho tôi câu trả lời tốt nhất.
Nhưng nó thường là cái tôi mở lên đầu tiên.
Với một người làm văn phòng như tôi, điều đó quan trọng hơn rất nhiều.
Tôi từng nghĩ AI sẽ khiến mình lười viết
Trước đây tôi khá lo ngại chuyện này. Công việc của tôi vốn đã gắn với viết lách, ngày nào cũng phải đọc, phải viết, phải chỉnh sửa rồi lại viết lại. Tôi cứ nghĩ nếu việc gì cũng mang cho AI làm thì liệu một ngày nào đó mình có trở nên lười suy nghĩ hay không? Rồi nếu cứ để AI nghĩ hộ, viết hộ mãi thì đến lúc tự mình ngồi trước một trang giấy trắng, liệu mình còn biết phải bắt đầu từ đâu nữa không?
Sau một thời gian dùng thử, tôi thấy nỗi lo đó không hẳn là vô lý, nhưng vấn đề nằm ở cách mình sử dụng AI. Nếu chỉ việc đưa đề bài cho nó, lấy nguyên câu trả lời rồi đem dùng thì đúng là rất dễ hình thành thói quen dựa dẫm. Nhưng nếu xem AI như một công cụ để cùng mình làm việc thì câu chuyện lại khác.
Bây giờ tôi thường tự nghĩ trước, ít nhất là phải biết mình muốn nói gì và cần giải quyết vấn đề nào. Tôi có thể đưa những ý tưởng còn lộn xộn cho AI để nó giúp sắp xếp lại, nhờ viết thử một cách diễn đạt khác hoặc chỉ ra những chỗ tôi đang viết dài dòng. Nhưng sau đó tôi vẫn phải ngồi đọc lại từng đoạn, sửa những chỗ không đúng với cách mình nghĩ và kiểm tra lại thông tin. Nhiều khi AI viết một đoạn rất trôi chảy, câu nào cũng có vẻ hợp lý, nhưng đọc kỹ lại mới thấy nó không hoàn toàn nói đúng điều mình muốn nói. Những lúc như vậy, tôi còn phải suy nghĩ nhiều hơn cả khi tự viết.
Dần dần, tôi không còn nghĩ AI là thứ sẽ lấy mất công việc viết lách của mình nữa. Tôi xem nó giống như một người phụ tá, có điều người phụ tá này làm việc rất nhanh và lúc nào mình cần cũng có thể gọi ra. Những việc mất thời gian như sắp xếp ý, gợi ý cách diễn đạt, rà lại bố cục hay giúp tôi nhìn một vấn đề từ góc khác, tôi có thể nhờ AI làm trước. Còn kinh nghiệm của mình, cách mình nhìn nhận vấn đề và cuối cùng muốn nói điều gì thì tôi vẫn giữ lại.
Có lẽ cách dùng AI của tôi thay đổi từ đó. Tôi không đưa công việc của mình cho AI, tôi đưa cho nó một phần công việc. Phần còn lại, nhất là những thứ cần đến suy nghĩ và trách nhiệm của người viết, tôi vẫn muốn tự mình làm.
Điều khó nhất không phải chọn AI, mà là học cách dùng AI
Sau một thời gian dùng AI, tôi mới nhận ra có lẽ mình đã mất quá nhiều thời gian để nghĩ xem nên chọn công cụ nào. Lúc đầu cứ mở mạng lên là tôi lại thấy người ta so sánh ChatGPT với Claude, rồi Gemini, rồi những công cụ mới xuất hiện liên tục. AI nào thông minh hơn, AI nào viết hay hơn, AI nào làm việc tốt hơn… Càng đọc càng thấy nhiều lựa chọn, nhưng cuối cùng khi ngồi trước một bản báo cáo cần hoàn thành thì những câu hỏi đó lại chẳng giúp tôi viết nhanh hơn được bao nhiêu.
Rồi tôi nhận ra vấn đề thật sự không nằm ở chỗ mình đang dùng AI nào.
Nó nằm ở chỗ mình muốn AI làm gì cho mình.
Cùng là yêu cầu “viết một báo cáo”, nhưng nếu tôi chỉ đưa cho AI đúng một câu như vậy thì kết quả thường khá chung chung. Nó không biết báo cáo này viết cho ai đọc, mình đang đứng ở góc độ nào, phần nào là thông tin bắt buộc phải giữ, phần nào chỉ cần nói qua. Nó cũng chẳng thể tự biết tôi muốn văn bản mang giọng hành chính, học thuật hay đơn giản là dễ đọc, dễ hiểu.
Sau này tôi bắt đầu cung cấp cho AI nhiều thông tin hơn. Tôi nói rõ báo cáo dùng vào việc gì, đối tượng đọc là ai, những ý nào tôi đã có, những nội dung nào tuyệt đối không được thay đổi và tôi muốn cách diễn đạt như thế nào. Khi đó kết quả khác hẳn. Không phải lúc nào cũng đúng ngay, nhưng ít nhất nó đã đi gần với thứ tôi cần hơn rất nhiều.
Tôi cũng áp dụng cách đó khi viết bài, biên soạn tài liệu hay chuẩn bị nội dung thuyết trình. Thay vì bảo AI “làm cho tôi một bài thuyết trình”, tôi đưa cho nó nội dung mình đang có, nói rõ tôi sẽ trình bày cho ai nghe, thời lượng khoảng bao lâu và đâu là những ý tôi muốn người nghe nhớ nhất. Có khi tôi còn bảo nó đóng vai một người chưa biết gì về chủ đề đó rồi đọc thử, xem chỗ nào khó hiểu.
Lúc ấy tôi mới thấy một chuyện khá thú vị: AI không tự nhiên hiểu công việc của mình.
Mình phải nói cho nó hiểu.
Mà muốn nói cho nó hiểu thì trước hết mình phải hiểu chính công việc của mình. Tôi phải biết mình đang cần gì, đâu là thông tin quan trọng, đâu là thứ có thể bỏ đi và kết quả cuối cùng mình muốn nhận được là gì. Nói cách khác, dùng AI tốt đôi khi lại buộc mình phải suy nghĩ rõ ràng hơn trước.
Đây cũng là thứ tôi đang tập ở tuổi 40.
Tôi không có ý định biến mình thành một chuyên gia AI. Thành thật mà nói, tôi cũng không có đủ thời gian để ngày nào cũng tìm hiểu một mô hình mới, học những thuật ngữ kỹ thuật mới hay thử xem công cụ nào vừa ra mắt. Công việc của tôi vẫn là viết, biên soạn tài liệu, làm báo cáo, chuẩn bị thuyết trình và giải quyết những việc hàng ngày.
Tôi chỉ muốn tìm cách làm những việc đó đỡ mất thời gian hơn.
Nếu AI có thể giúp tôi tìm ra một hướng triển khai khi đang bí ý tưởng, sắp xếp lại một đống thông tin đang rối tung, phát hiện một đoạn văn viết chưa rõ hoặc giúp tôi hoàn thiện một bản nháp nhanh hơn thì tôi thấy như vậy đã đáng giá rồi.
Có lẽ đến giờ tôi không còn quá quan tâm chuyện AI nào thông minh nhất nữa.
Tôi quan tâm hơn đến chuyện mình có biết cách biến AI thành một công cụ thực sự hữu ích trong công việc của mình hay không.
Và đó có lẽ mới là thứ tôi đang học. Không phải học để trở thành người giỏi AI, mà học cách làm việc cùng một công cụ mới để những năm đi làm tiếp theo của mình nhẹ nhàng hơn một chút.
Nếu chỉ được giữ một, tôi vẫn chọn ChatGPT
Tôi không dám nói ChatGPT là AI tốt nhất, vì có thể vài tháng nữa tôi sẽ nghĩ khác. Công nghệ thay đổi nhanh quá, hôm nay còn thích thì ngày mai đã có một công cụ mới đáng thử.
Nhưng nếu hôm nay chỉ được giữ lại một tài khoản trả phí, tôi vẫn chọn ChatGPT. Đơn giản vì công việc của tôi gắn với viết lách, biên soạn tài liệu, làm báo cáo, xử lý văn bản và chuẩn bị thuyết trình, mà ChatGPT đáp ứng được khá nhiều trong số đó.
Tôi vẫn phải tự đọc, tự kiểm tra và tự quyết định nội dung cuối cùng. AI chỉ giúp tôi bớt mất thời gian với những việc trước đây có khi phải ngồi hàng giờ mới xong.
Ở tuổi 40, tôi trả tiền cho AI không phải để chạy theo công nghệ. Tôi chỉ nghĩ đơn giản: nếu nó giúp công việc của mình nhẹ đi một chút thì số tiền đó cũng đáng.