Microsoft Teams thêm tính năng cảnh báo dữ liệu nhạy cảm khi chia sẻ màn hình

Giải pháp mới này cho phép Teams tự động quét nội dung trên màn hình được chia sẻ và cảnh báo ngay lập tức nếu phát hiện những dữ liệu nhạy cảm như số thẻ tín dụng, số tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội (Social Security Number), số hộ chiếu, mã số thuế cá nhân hoặc các định danh tương tự.

Điểm đáng chú ý là cơ chế cảnh báo này không gây gián đoạn cuộc họp. Khi nội dung nhạy cảm được phát hiện, Teams sẽ gửi cảnh báo đến người chia sẻ và người tổ chức cuộc họp. Những người tham dự khác hoàn toàn không biết việc này đang xảy ra, đảm bảo tính riêng tư và giảm tối đa sự bối rối cho người trình bày.

Tính năng này hiện hoạt động trên cả phiên bản web, di động lẫn ứng dụng desktop của Microsoft Teams. Tuy nhiên, để sử dụng được, người dùng cần có giấy phép Teams Premium – gói dịch vụ cao cấp cung cấp thêm nhiều tính năng nâng cao về bảo mật và trải nghiệm họp trực tuyến.

Sau khi được bật trong phần tùy chọn cuộc họp (Meeting Options), người dùng có thể truy cập mục "Advanced protection" và chọn "Detect sensitive content during screen sharing". Kể từ đó, cơ chế giám sát sẽ âm thầm hoạt động trong nền, giống như một lớp bảo vệ thông minh không gây phiền nhiễu, nhưng sẵn sàng nhắc nhở nếu bạn sắp chia sẻ điều gì đó không nên công khai.

Tuy nhiên, Microsoft không thiết lập tính năng này để tự động chặn việc chia sẻ màn hình – tránh trường hợp “báo động nhầm” gây gián đoạn không cần thiết. Người dùng vẫn là người kiểm soát cuối cùng, còn hệ thống chỉ đóng vai trò hỗ trợ, giống như một "thiên thần hộ mệnh" cho những ai thường xuyên phải trình bày tài liệu chứa thông tin quan trọng.

Tính năng mới này được cộng đồng IT và giới văn phòng đánh giá cao, nhất là trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến và việc chia sẻ màn hình trở thành điều quen thuộc trong các buổi họp hay hội thảo. Nhiều sự cố rò rỉ dữ liệu từng xảy ra chỉ vì người dùng quên tắt email cá nhân hay bảng tính tài chính khi chia sẻ toàn bộ desktop.

Không chỉ vậy, Microsoft còn có thêm một động thái khác liên quan đến việc chia sẻ màn hình: họ sẽ cho phép quản trị viên hệ thống theo dõi dữ liệu telemetry của các phiên chia sẻ màn hình. Tính năng này nhằm giúp doanh nghiệp giám sát tốt hơn việc rò rỉ dữ liệu nội bộ, đặc biệt khi người dùng vô tình (hoặc cố ý) chia sẻ thông tin nhạy cảm với các bên ngoài tổ chức.

Bằng việc bổ sung liên tiếp các công cụ kiểm soát bảo mật cho màn hình được chia sẻ, Microsoft cho thấy họ đang chú trọng tối đa vào trải nghiệm họp an toàn, linh hoạt mà vẫn giữ được sự riêng tư cho người dùng cuối.

Với Teams ngày càng trở thành nền tảng họp ưa chuộng trong môi trường doanh nghiệp, giáo dục và tổ chức công – nơi mà bảo mật thông tin luôn là ưu tiên hàng đầu – những cải tiến như tính năng phát hiện dữ liệu nhạy cảm có thể trở thành tiêu chuẩn mới giúp các cuộc họp trực tuyến an toàn hơn, thông minh hơn và chuyên nghiệp hơn.