Khi khối lượng công việc luôn nhiều hơn thời gian
Một sai lầm quen thuộc của đàn ông đi làm là đánh giá thấp thời gian xử lý công việc. Nghĩ rằng một bản báo cáo chỉ cần hai tiếng, nhưng thực tế kéo dài cả buổi. Nghĩ rằng họp xong là xong, nhưng phần theo dõi và xử lý sau đó lại chiếm thêm vài giờ.
Microsoft Copilot có thể hỗ trợ phân tích tài liệu, email, kế hoạch công việc và giúp ước lượng thời gian thực tế cần để hoàn thành. Khi có một con số cụ thể, anh em sẽ dễ chia nhỏ nhiệm vụ, tránh dồn việc vào cuối ngày.
Điểm quan trọng không nằm ở việc AI làm thay, mà là giúp anh em nhìn rõ khối lượng công việc trước khi bắt tay vào làm.
Khi lịch làm việc chồng chéo và dễ bỏ sót việc quan trọng
Đàn ông trưởng thành thường phải xử lý nhiều đầu việc: họp hành, gặp khách hàng, xử lý giấy tờ, chăm lo gia đình. Nếu chỉ dựa vào trí nhớ, rất dễ bỏ sót việc quan trọng.
Google Gemini có thể tích hợp với email và lịch làm việc để tự động tạo nhắc nhở, sắp xếp lịch họp và phân bổ thời gian làm việc sâu. Khi nhập danh sách nhiệm vụ và deadline, AI có thể đề xuất cách phân chia thời gian hợp lý theo từng ngày.
Thay vì ghi chú rời rạc, anh em có một hệ thống rõ ràng, trực quan và ít phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.
Khi đầu óc quá tải và mất tập trung
Càng nhiều trách nhiệm, càng dễ rơi vào trạng thái quá tải. Đầu óc bị chiếm dụng bởi quá nhiều suy nghĩ khiến hiệu suất giảm sút.
Anh em có thể dùng AI để liệt kê toàn bộ việc đang tồn đọng và yêu cầu phân loại theo mức độ ưu tiên, tác động và thời gian thực hiện. Chỉ riêng việc nhìn thấy danh sách được hệ thống hóa đã giúp giảm áp lực đáng kể.
AI cũng có thể hỗ trợ xây dựng kế hoạch làm việc theo từng khung giờ tập trung, kèm nhắc nghỉ hợp lý để duy trì hiệu suất dài hạn.
Dùng AI như trợ lý, không phải người làm thay
Điểm mấu chốt là AI không thay thế trách nhiệm của đàn ông trưởng thành. Nó không quyết định thay bạn. Nó chỉ cung cấp dữ liệu, đề xuất và hệ thống hóa thông tin.
Khi được sử dụng đúng cách, AI giúp:
- Ước lượng thời gian chính xác hơn
- Sắp xếp lịch làm việc khoa học hơn
- Giảm căng thẳng vì quá tải thông tin
- Tăng hiệu suất trong cùng một quỹ thời gian
Ở giai đoạn trưởng thành, vấn đề không còn là làm nhiều hay ít, mà là làm đúng việc vào đúng thời điểm. AI không phải xu hướng để thử cho vui. Nếu biết khai thác, nó có thể trở thành một trợ lý thầm lặng giúp anh em kiểm soát công việc và cuộc sống tốt hơn.
Quản lý thời gian không phải là kỹ năng bẩm sinh. Đó là hệ thống. Và AI chính là công cụ giúp anh em xây dựng hệ thống đó.