Có một hiểu lầm khá phổ biến: Excel chỉ dành cho nhân viên cấp thấp. Người mới vào nghề nhập liệu, làm báo cáo, lọc số liệu; còn sếp thì “chỉ xem kết quả”. Nhưng thực tế ở nhiều công ty lại đi theo chiều ngược lại.
Người càng lên cao, Excel càng trở thành công cụ quan trọng – chỉ là họ dùng nó theo cách khác.
Ở tầng thấp nhất, Excel là nơi nhập số. Ở tầng cao hơn, Excel là nơi kiểm tra logic. Và ở tầng ra quyết định, Excel là nơi đặt câu hỏi: con số này nói gì, và nó đang che giấu điều gì?
Một người Excel giỏi thường nổi bật rất sớm, không phải vì họ làm nhanh hơn vài phút, mà vì họ giúp cả nhóm đỡ sai. Khi báo cáo không phải làm lại, khi số liệu ít bị “bắt lỗi”, khi sếp cảm thấy yên tâm hơn mỗi lần xem bảng tính – đó là lúc giá trị của bạn bắt đầu vượt khỏi mô tả công việc.
Excel giỏi giúp bạn thoát khỏi vai trò “người làm theo”
Trong môi trường văn phòng, rất nhiều người mắc kẹt ở một vị trí không phải vì họ lười, mà vì họ luôn làm đúng phần được giao. Excel thủ công, làm theo quy trình, không sai – nhưng cũng không tạo ra khác biệt.
Người Excel giỏi thường làm thêm một bước nữa: họ tối ưu cách làm. Họ tự hỏi vì sao phải copy – paste, vì sao phải cộng tay, vì sao phải làm lại mỗi tháng. Khi họ đề xuất một file gọn hơn, một công thức thông minh hơn, một cách trình bày rõ hơn, họ đang ngầm gửi đi một tín hiệu: tôi không chỉ làm việc, tôi đang cải thiện cách làm việc.
Và đó chính là phẩm chất mà quản lý tìm kiếm.
Không ai thăng tiến vì biết nhiều hàm hơn đồng nghiệp. Nhưng rất nhiều người được giao việc lớn hơn vì họ khiến hệ thống vận hành trơn tru hơn.
Excel giỏi giúp bạn nói chuyện bằng ngôn ngữ của sếp
Một điều Diarmuid Early (người giỏi Excel nhất thế giới) nhắc tới, nhưng nhiều người bỏ qua, là việc dành thời gian suy nghĩ về kết quả. Khi bạn thao tác nhanh trong Excel, bạn có thêm thời gian để tự phản biện: con số này có hợp lý không, xu hướng này có bình thường không, nếu đổi giả định thì kết quả thay đổi ra sao.
Đó chính là lúc bạn bước ra khỏi vai trò “người làm báo cáo” và tiến gần hơn tới “người hiểu báo cáo”.
Ở nhiều công ty, sếp không cần bạn giỏi Excel nhất phòng. Họ cần bạn là người nhìn vào bảng tính và nói: chỗ này có vấn đề, hoặc nếu đi theo hướng này, rủi ro sẽ nằm ở đây. Excel, khi đó, không còn là kỹ năng kỹ thuật, mà là công cụ tư duy.
Người Excel giỏi thường là người được hỏi ý kiến nhiều hơn. Và được hỏi ý kiến, về bản chất, là bước đầu của quyền lực mềm trong tổ chức.
Excel giỏi không giúp bạn nổi bật ồn ào, nhưng giúp bạn đáng tin
Khác với kỹ năng thuyết trình hay giao tiếp, Excel giỏi là một lợi thế rất “im lặng”. Nó không khiến bạn trở thành trung tâm cuộc họp, nhưng khiến người khác tin rằng bạn làm việc chắc chắn.
Niềm tin này tích lũy dần. Một file ít lỗi. Một báo cáo rõ ràng. Một con số hợp lý. Theo thời gian, sếp sẽ có xu hướng giao cho bạn những việc “khó sai”, “nhạy cảm”, “không được phép nhầm”. Và chính những việc đó mới là bệ phóng cho thăng tiến.
Rất nhiều người lên vị trí cao không phải vì họ xuất sắc nhất, mà vì họ là người ít gây rủi ro nhất.
Excel giỏi, theo cách đó, không phải là con đường tắt, mà là con đường bền.
Cuối cùng, Excel giỏi dạy bạn một điều quan trọng hơn cả công thức
Đó là thói quen nghi ngờ cách làm hiện tại.
Người dùng Excel lâu năm nhưng không giỏi thường quen với việc “đã làm thế này từ trước”. Người Excel giỏi thì luôn tin rằng có thể làm tốt hơn, gọn hơn, ít lỗi hơn. Và tư duy đó không chỉ dừng lại trong bảng tính, mà lan sang cách họ làm việc, giao tiếp và ra quyết định.
Có lẽ vì thế mà những người như Diarmuid Early không coi Excel là kỹ năng phụ. Với họ, Excel là một phần của cách nghĩ.